Ça y’est c’est décidé : vous intégrez le numérique dans votre prochaine tombola ! Tout d’abord bravo pour ce choix ! En effet, les outils numériques peuvent parfois faire peur tant il y a de paramétrages et de nouveaux concepts à connaître. Mais pas de panique ! L’équipe de GoTombola est là pour vous guider pas à pas dans la mise en place de votre tombola en ligne et pour vous faire tirer un maximum de profits de ces outils qui, disons-le, facilitent le quotidien !
Pourquoi organiser une tombola en ligne ou hybride?
Revenons d’abord sur l’intérêt d’organiser votre tombola totalement ou partiellement en ligne :
1. Vous pouvez démarrer rapidement
Grâce au paiement en ligne, plus besoin d’attendre la réception des tickets papier pour lancer votre tombola, une fois vos outils numériques en place vous pouvez directement communiquer sur votre tombola et récolter des fonds.
2. Vous êtes visibles auprès de plus de monde
Grâce à un lien accessible rapidement sur n’importe quel support vous pouvez à la fois communiquer sur les réseaux sociaux, par mail mais aussi sur des supports papiers notamment en utilisant un QR code si vous passez par nos services. Il sera alors plus facile pour vous de déposer des dépliants chez les commerçants et sponsors de votre tombola et les participants pourront payer immédiatement par CB.
3. Vous pouvez récoltez des fonds dans les 4 coins du monde
Le paiement en ligne vous permet de récolter des fonds auprès de plus de personnes. En plus de vos adhérents, vous pouvez toucher et récolter des fonds auprès de personnes qui se sentent proches et/ou concernées par votre cause et qui se trouvent dans les 4 coins du monde. Cela peut être la tante d’un de vos élèves qui habite aux US ou bien une personne sensible à la déforestation qui se trouve à Paris (et votre asso à Marseille) ou encore les alumni de votre asso d’ancien élève. Les possibilités sont infinies et vous avez donc plus de chance de récolter un maximum de fonds avec le moins d’efforts possible.
4. Vous avez un meilleur suivi sur la collecte
Qu’on se le dise, envoyer une armée de vendeurs faire du porte à porte c’est efficace mais niveau gestion c’est un peu plus compliqué. Beaucoup d’argent transite un peu partout et il devient difficile de faire un suivi minutieux. Grâce au paiement en ligne, l’argent de la collecte est sécurisé et atterrit directement sur le compte bancaire de l’association, d’ailleurs si vous utilisez un service comme GoTombola, vous récoltez l’argent au fur et à mesure des paiements. Ainsi plus de billets et de petites monnaies qui se « baladent » un peu partout.
5. Vous offrez plus d’autonomie aux participants
En effet, si vous organisez la vente de tickets lors d’un événement, vous pouvez proposer aux participants de payer directement en ligne sur leur téléphone portable s’ils le souhaitent. Cela vous permettra un gain de temps considérable et une gestion de trésorerie plus fluide.
6. Vous pouvez offrir des lots numériques
Enfin grâce au format numérique il devient plus pertinent pour vous de proposer des lots dématérialisés comme les cartes cadeaux. Vos lots sont donc plus attrayants ce qui peut faire augmenter la participation.
L’avantage (et pas des moindres) si vous passez par un service comme GoTombola par exemple, vous pouvez aussi récolter des dons au moment du paiement des tickets. Les participants étant déjà fortement engagés dans la cause de votre association ne voient pas d’inconvénient à faire des dons de 1 à 2 euros en plus de leurs participations.
Comment organiser votre tombola en ligne ou hybride
1. La mise en place de la tombola
Au départ, il s’agit de se poser les mêmes questions que pour une tombola non numérique.
- Quel projet voulez-vous financer ?
- Quel jour aura lieu le tirage au sort ?
- Quels vont être les lots et surtout le ou les gros lots « vedettes »
- À combien sera le ticket ?
- Combien voulez-vous collecter ?
Ensuite, étant donné que vous souhaitez utiliser les outils numériques à votre disposition, il sera plus simple et plus efficade pour vous de communiquer et promouvoir votre tombola ou loterie sur les réseaux sociaux, pour cela vous devez savoir :
- Quelle communauté numérique allez-vous solliciter ?
- Quels réseaux sociaux possède l’association ?
- Où se trouve votre plus grande communauté ?
Notez-bien que les 3 réseaux sociaux les plus utilisés par les associations sont Facebook, Twitter et Instagram, Facebook étant le réseau social qui favorise le plus les rassemblements par intérêts grâce à ses fonctions « groupes » et « événements ». Nous vous conseillons donc d’être présents au minimum sur l’un de ces 3 réseaux sociaux et de communiquer régulièrement sur votre activité tout en interagissant avec votre communauté.
2. La mise en place des outils numériques
Pour la collecte de fonds
Tout d’abord choisissez une plateforme sur laquelle vous allez diffuser votre tombola. Si vous avez déjà un site web, créez une nouvelle page et mettez toutes les informations que vous avez recensé dans la première étape.
Si vous n’avez pas de site web il existe des outils à votre disposition qui vous permettent de créer une page rapidement.
Ensuite une fois votre page créée vous devez permettre aux visiteurs d’acheter tout de suite leurs tickets, pour cela vous devez choisir une plateforme de paiement CB et ou Virement comme Paypal ou Stripe et les relier à votre page web ainsi qu’à votre compte bancaire.
Si les paramétrages vous semblent trop longs et/ou compliqués il existe des plateformes prête à l’emploi qui vous permettent de lancer votre tombola en ligne en un clic, c’est le cas de GoTombola. Il vous suffit de quelques clics pour créer votre page web personnalisée avec moyen de paiement intégré et relié au compte bancaire de votre association.
Pour la diffusion et la promotion de la tombola
Le point fondamental pour qu’une tombola fonctionne c’est la stratégie de communication ! Mettez toutes les chances de votre côté en préparant tous les outils qui vont vous permettre de promouvoir votre tombola auprès du plus grand nombre et ainsi collecter le maximum de fonds !
Pour cela pensez à préparer :
- les images de promotion pour les réseaux sociaux
- des vidéos qui présentent l’association et ses bénévoles (s’ils le souhaitent)
- une vidéo avec le parrain/la marraine
- une vidéo avec les sponsors qui vont parler de la tombola
- les communication sur le tirage au sort (en direct ou non, sur quelle plateforme etc.)
La diffusion de la tombola et la communication
Une fois que vos outils sont prêts, nous vous recommandons de penser à votre stratégie de communication en amont pour être efficace et gagner du temps.
Nous vous conseillons de promouvoir votre tombola en 3 grande étapes :
1. Le lancement
Allez-y à fond ! Communiquez sur tous vos réseaux, soyez remarquables. Explicitez clairement l’objectif de la tombola et combien vous souhaitez récolter.
2. Tombola en cours
Partagez les vidéos que vous avez préparées en rappelant à votre communauté de participer à la tombola. Incitez à la participation en disant clairement combien vous avez récolté et combien il manque pour réaliser votre projet.
3. La Clôture
La veille du tirage au sort, annoncez que la collecte se termine. Si vous avez prévu un événement pour le tirage au sort, n’hésitez pas à rappeler le lieu et l’heure et s’il sera retransmis en direct. Profitez-en pour remercier les bénévoles et les participants.
Vous l’aurez compris, vous n’avez pas besoin de communiquer tous les jours sur votre tombola, au risque d’épuiser votre audience. Prévoyez 3 temps forts de communication sur le temps que vous avez, par exemple si vous avez un mois entre le lancement et le tirage au sort, prévoyez un post (voir 2 maximum) par semaine.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la promotion de votre tombola sur les réseaux sociaux, nous vous avons préparé un article à ce sujet juste ici.
La mise en place d’une tombola en ligne ou hybride vous permet un gain de temps considérable et augmente vos possibilités de collecte de façon exponentielle. Il serait vraiment dommage de se priver de ses outils d’autant plus que leur prise en main est assez intuitive.
Toutefois chez GoTombola nous savons que votre temps est précieux et que les enjeux de collecte sont de plus en plus importants pour votre association, c’est pourquoi tous les jours nous œuvrons à simplifier la collecte de fonds pour les associations. Alors n’hésitez pas à visiter notre site ou à nous contacter si vous souhaitez avoir plus de conseils ou encore à lire nos autres articles pour faire de votre tombola un succès !